Als morgen je beste VIC-collega uitvalt, kun jij dan aantoonbaar laten zien dat je in control bent?
Sinds de rechtmatigheidsverantwoording bij het college ligt, is er iets fundamenteel veranderd. De accountant toetst scherper. De raad kijkt kritischer mee. De verantwoordingsgrens wordt krapper. Maar de capaciteit groeit niet mee.
En VIC is zelden een groot team. Het is vaak een paar professionals die dit “erbij” doen. Met tijdelijke inhuur. Met Excel-overzichten. Met veel kennis in hoofden in plaats van in systemen.
Dat werkt. Tot het spannend wordt.
Ondertussen worden regelgeving en geldstromen complexer. En vanaf verslagjaar 2025 daalt de verantwoordingsgrens naar maximaal 2%. De ruimte voor onzekerheid wordt kleiner.
Dat voel je. Elke rapportage weer.
Herken je dit?
De risicoanalyse zit in een Excel. Het werkprogramma in een Word-document. De bevindingen in een mail. Bij de jaarrekening zoek je uit hoe die drie bij elkaar horen.
Je collega is twee weken op vakantie. De accountant belt met een vraag over de steekproef. Je kunt het antwoord niet vinden, want het zit in het hoofd van je collega.
Je huurt tijdelijk iemand in. Die levert goed werk, maar als het contract afloopt is de kennis weer weg. Volgende ronde begin je opnieuw.
Het college moet een rechtmatigheidsverantwoording ondertekenen. Jij moet aantonen dat het klopt. Maar het dossier dat je hebt is een verzameling losse stukken — geen samenhangend verhaal.
Niemand doet het verkeerd. Het systeem eromheen helpt gewoon niet genoeg.
Dit gaat niet alleen over slimmer werken
Het gaat over bestuurlijke rust. Over minder kwetsbaarheid bij personeelswisselingen. Over het voorkomen dat rechtmatigheid een reconstructie wordt achteraf. En over het behoud van kennis binnen de eigen organisatie, in plaats van bij ingehuurde capaciteit.
Twee keer hetzelfde moment
Het is februari. De jaarrekening nadert. De VIC-coördinator is sinds december uit dienst. De interim die haar werk overnam heeft een eigen aanpak gehanteerd. De risicoanalyse staat in een ander format dan het werkprogramma. De steekproeven zijn getrokken, maar de onderbouwing waarom déze posten zijn gekozen is niet terug te vinden. De accountant vraagt om het verband tussen risico en controle. Dat verband bestaat — maar het zit verspreid over drie SharePoint-mappen, twee mailboxen en het hoofd van iemand die er niet meer werkt.
Hetzelfde moment, andere gemeente. Ook februari, ook jaarrekening. Maar hier is het VIC-proces ingericht als een doorlopend geheel. De risicoanalyse is gekoppeld aan het werkprogramma. Elke steekproef heeft een herleidbare onderbouwing. De bevindingen zijn vastgelegd op het moment dat ze ontstonden, niet achteraf gereconstrueerd. Als de accountant vraagt om het verband, is het er. Niet omdat iemand het nog wist. Maar omdat het proces het heeft vastgelegd.
Je hoeft niet opnieuw uit te vinden hoe het moet. Wel zorgen dat het minder kwetsbaar, beter navolgbaar en aantoonbaar is.
Waarom MonoConnect
Daarom werkt VIC alleen als het proces zelf navolgbaar is ingericht. Niet achteraf, als documentatie. Maar in het werk zelf — als de manier waarop je risico’s analyseert, controles uitvoert en bevindingen vastlegt.
Je risicoanalyse bepaalt je werkprogramma. Niet andersom.
Elke steekproef is herleidbaar naar het risico dat je wilde afdekken.
Bevindingen worden vastgelegd waar ze ontstaan — niet pas bij de rapportage.
Je dossier bouwt zich op terwijl je werkt. Niet als eindsprint bij de jaarrekening.
Minder afhankelijk van losse bestanden en losse mensen. Kennis die in het systeem zit, niet alleen in hoofden. Een dossier dat standhoudt richting accountant en bestuur.